報連相とコミュニケーションの失敗から学ぶ
報連相とコミュニケーションの失敗には、共通する根っこがあります。それは、「言わなくても分かるだろう」「あとで言えばいいだろう」と、伝えるべきことを、伝えるべきときに、相手に届く形で出していないことです。「順調です」で済ませる、相談をためらう、会議で黙る、短すぎるチャットを送る。どれも、伝える側にとっては小さな省略でも、受け取る側には大きなすれ違いになります。報連相は「話す量」ではなく「相手が動ける形で、早く届けること」です。この記事では、まなぶの振り返りをもとに、つまずきやすい場面を4つに分けて、それぞれ読んでほしい記事を紹介します。
手帳に書いた「伝えそびれ」の一覧
10月の週末の朝、まなぶは自宅のソファで、この1年の手帳を見返していました。春の販促企画では、制作会社の返事が止まっていたのに、定例で「順調です」と言い続け、上司が取引先に違う見通しを伝えてしまいました。去年の秋の企画会議では、資料の数字に違和感があったのに、話がまとまりかけた空気の中で言い出せませんでした。
上司への報告のメールが長くなり、「で、結局どうなったの?」と聞き返されたこともあります。まなぶは手帳の最後のページに、「伝えそびれた場面」を書き出していきました。すると、どの失敗にも、「伝えれば済んだことを、伝えなかった」という共通点があることに気づきました。「自分は説明が下手なんだ」と落ち込みかけましたが、書き出してみると、問題は話し方の上手さではなく、伝えるタイミングと形にあったのです。
まなぶの知り合いにも、同じようなつまずきをした人がいました。相談をためらって新しいシステムの準備を抱え込んだ人、チャットの短い一言で部下を不安にさせていた人。伝え方の失敗は、進み具合を伝えるとき・困ったとき・会議のとき・文字で伝えるときの、4つの場面に集まっていたのです。
報連相とコミュニケーションでつまずきやすい4つの場面
仕事の進み具合を、上司に伝えるとき
よくある失敗は、「順調です」「大丈夫です」と結論のない言葉で報告を済ませ、遅れや止まっていることを後回しにしてしまうことです。上司はその言葉を信じて、ほかの人に話をします。報告は「予定どおりか、遅れているか」をまず一言で伝え、事実と見通しを分けて話すのが基本です。まず今日できるのは、次の報告で「予定どおり/遅れ」「事実」「見通し」「お願い」の4つの順番を試してみることです。この場面でよくあるサインは、「報告で毎回同じ言葉を使っている」「上司が外で話す前に、状況を伝えていない」といったものです。思い当たったら、次の報告を待たずに一言伝えましょう。
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分からないことや、困ったことがあるとき
よくある失敗は、「迷惑をかけたくない」「自分で調べれば分かるはず」と考えて、一人で抱え込んでしまうことです。相談をためらっているあいだにも、締め切りは近づいていきます。相談は、相手の時間を奪うことではなく、あとで相手が使う時間を減らすことだと考えましょう。まず今日できるのは、「30分調べて分からなければ聞く」と相談の目安を決め、聞きたいことを3行で書き出しておくことです。この場面でよくあるサインは、「同じことを2日以上調べている」「締め切りが近いのに、まだ誰にも相談していない」といったものです。どちらかに当てはまったら、今日のうちに声をかけてみましょう。
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会議で、意見や気づきを伝えるとき
よくある失敗は、「完璧な意見がまとまってから」「的外れだったら恥ずかしい」と考えて、気づいていることを口にしないまま会議を終えてしまうことです。会議で決まったことは、そのまま仕事の方針になります。会議での発言は、正解を言うことではなく、判断の材料をその場に出すことです。まず今日できるのは、次の会議で伝えたいことを1つと、「一つ確認させてください」のような一言目を、手帳に書いておくことです。この場面でよくあるサインは、「会議のあとで、言えばよかったと思うことがある」「資料を作ったのに、会議ではほとんど話さない」といったものです。言いそびれたときは、その日のうちに上司や進行役に伝えれば、まだ間に合うこともあります。
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チャットやメールで、文字だけで伝えるとき
よくある失敗は、顔を合わせて話すときと同じ感覚で、短すぎる文や、結論の見えない長い文を送ってしまうことです。文字だけのやりとりでは、声の調子も表情も伝わりません。依頼は「何を・どこまで・いつまでに・何のために」をそろえ、最初の1〜2行に結論を書くのが基本です。まず今日できるのは、今日送るチャットやメールを1通だけ、送る前に受け取る人のつもりで読み返してみることです。この場面でよくあるサインは、「チャットの依頼が、よく聞き返される」「自分のメールが長くて、返事が遅い」といったものです。込み入った話は、文字ではなく、短い電話や対面に切り替えるのも一つの方法です。
この場面で読んでほしい記事
- 誤解されない依頼と報告の書き方:チャットやメールの伝え方で失敗しない方法
伝えそびれる人と、相手に届く形で伝える人の違い
今の自分がどの場面にいるかを確かめるチェックリスト
当てはまる項目が多い場面ほど、伝え方を少し変える効果が大きい場面です。次の項目を確かめて、気になる場面の記事から読んでみてください。
- 報告のとき、「順調です」とだけ言ってしまうことがある(場面1)
- 遅れや止まっていることを、解決してから話そうとしがちだ(場面1)
- 分からないことを、何日も一人で調べ続けたことがある(場面2)
- 忙しそうな上司に、声をかけるのをためらってしまう(場面2)
- 会議で気になることがあっても、言わずに終わることが多い(場面3)
- チャットの依頼が、相手に聞き返されることがよくある(場面4)
- メールが長くなり、「結局どうしてほしいの?」と言われたことがある(場面4)
4つの場面は、別々のことのように見えて、根っこは同じです。伝えるべきことを、早く、相手が動ける形で届ける。まなぶも、手帳の「伝えそびれ」の一覧を見ながら、まずは毎週の報告の型を変えるところから始めました。1つの場面で伝え方が変わると、ほかの場面でも、少しずつ言い出しやすくなっていくものです。完璧な伝え方を目指す必要はありません。「言わなくても分かるだろう」を、「言っておこう」に変えるだけで十分です。
仕事の失敗を減らすために
伝えそびれを減らすには、自分の仕事の進み具合を見える化することと、チームの連絡の仕組みを整えることが役立ちます。
タイムマネジメント・スケジュール管理ツール【todoist】
やることと期限を一覧にできるタイプです。報告する、相談する、会議で伝える、といった「伝えること」もやることとして書き込んでおけば、伝えそびれを防げます。返事待ちの仕事に印をつけておくと、報告のときにも説明しやすくなります。
業務プロセス整理・DX相談サービス【Chatwork DX相談窓口】
仕事の流れや、チームでの情報共有のしかたを整理することから支援してくれるタイプです。報告の頻度や形、チャットとメールの使い分けなど、チームのコミュニケーションの土台を見直すきっかけになります。
まなぶ
みらい
まなぶ報連相とコミュニケーションの失敗の根っこは、伝えるべきことを、伝えるべきときに、相手に届く形で出していないことです。報告は結論と事実から、相談は早めに、会議では気づきを「確認」として、文字では読み手を考えて。報連相とコミュニケーションの記事は、報連相・コミュニケーションの記事一覧からすべて読むことができます。
仕事の進め方や評価、働き方など、仕事のほかの場面の失敗もあわせて知りたいときは、仕事で失敗する人の特徴7選も読んでみてください。
