会議で発言できずに失敗した話
会議で発言できずに失敗する人の多くは、「完璧な意見がまとまってから話そう」「的外れだったら恥ずかしい」と考えて、気づいていることを口にしないまま会議を終えてしまう人です。会議で決まったことは、そのまま仕事の方針になります。あとから「実は気になっていた」と言っても、決め直すには大きな手間がかかります。会議での発言は、正解を言うことではなく、判断に必要な材料をその場に出すことです。この記事では、まなぶの失敗ストーリーをもとに、会議で発言できずに失敗した原因と、発言しやすくなる準備を解説します。
気づいていた数字の違和感を、言えなかった話
去年の秋、まなぶは、新しい商品の販促の方針を決める企画会議に出ていました。会議には、上司のほか、営業部やマーケティングの担当者など、10人ほどが参加していました。まなぶの役割は、過去のキャンペーンの結果をまとめた資料を用意することでした。資料は前日の夜遅くまでかけて仕上げたもので、まなぶなりに数字の読み方にも自信がありました。
会議が進み、ある担当者が「若い世代向けに、SNSでの広告を中心にしましょう」と提案しました。何人かがうなずき、話はその方向に進んでいきます。ところが、まなぶは、自分の用意した資料を見ながら、違和感を覚えていました。過去のキャンペーンでは、この商品を実際に買っていたのは40代以上のお客さまが多く、SNSの広告からの申し込みは少なかったのです。
「言ったほうがいいかな。でも、もう話がまとまりかけているし、自分の読み方がまちがっていたら恥ずかしい」。まなぶは何度か口を開きかけましたが、うまく言葉がまとまらないまま、会議は終わりました。方針は、SNS広告を中心に進めることに決まりました。
2か月後、キャンペーンの途中結果が出ました。SNS広告からの申し込みは、目標の半分にも届いていませんでした。振り返りの会議で、まなぶが過去の数字の話をすると、上司が静かに言いました。「その数字、最初の会議のときに気づいていたんだよね。あのとき一言あれば、方針を少し変えられたかもしれない」。
そのあと、広告の配分を見直すことになりましたが、すでに予算の多くを使ったあとでした。「正しいかどうか自信がなくても、気づいたことは言うべきだった」。まなぶは、会議室に残された自分の資料を見つめながら、そう思いました。
会議で発言できずに失敗した5つの原因
完璧な意見になるまで、話さないと決めていた
会議で発言できない人の多くは、「筋の通った意見」「反論されない意見」でなければ話してはいけないと思っています。けれども、会議で求められているのは、完成した意見だけではありません。「気になる点が一つあります」という小さな問いかけも、立派な発言です。まなぶの「過去の数字では、買っていたのは40代以上が多かった」という事実は、そのまま判断の材料になるものでした。
自分の役割を、資料を出すことだけだと思っていた
まなぶは、自分の役割を「資料を用意すること」だと考えていました。けれども、資料を作った人は、その中身をいちばんよく知っている人でもあります。資料から読み取れることを、会議の話に結びつけて伝えるところまでが、資料担当の役割だと考えましょう。「資料の3ページ目を見ると」と切り出せば、自分の意見ではなく、事実として話しやすくなります。
話がまとまりかけた空気に、のまれた
多くの人がうなずいている中で、違う意見を言うのは勇気がいります。けれども、話がまとまりかけているときこそ、見落としがないかを確かめる発言が大切です。反対するのではなく、「その方向で進めるとして、一つ確認させてください」と前置きすると、場の空気を壊さずに話を切り出せます。質問の形にするのも効果的です。「SNSからの申し込みは、過去にはどのくらいあったでしょうか」と聞けば、場の全員で同じ数字を見るきっかけになります。違う意見は「反対」ではなく「確認」として出すと、発言のハードルが下がります。
会議の前に、話すことを準備していなかった
その場で考えて話そうとすると、言葉がまとまらず、タイミングを逃してしまいます。まなぶも、資料は作っていたのに、会議で何を伝えるかは考えていませんでした。会議の前に「この会議で伝えたいことを1つ」決め、一言目の言い方までメモしておくと、発言のきっかけがつかみやすくなります。
会議のあとに、伝える方法も使わなかった
会議中に言えなかったとしても、会議のあとに上司や進行役に伝えれば、まだ間に合うことがあります。まなぶは、会議が終わったあとも誰にも話さず、そのままにしてしまいました。発言できなかったときは、その日のうちに「会議で言いそびれたのですが」とメールやチャットで伝えるだけでも、判断を見直すきっかけになります。言えなかった気づきを、そのまま眠らせないことが大切です。あとから伝えるときも、「会議の決定に反対」ではなく「判断の材料として共有」という形にすると受け取ってもらいやすくなります。
黙って会議を終える人と、気づきを場に出す人の違い
会議で発言できずに失敗しないためのチェックリスト
会議での発言は、話し方の上手さより、準備と切り出し方で決まります。次の項目を、会議の前と最中に確かめてみてください。
- 会議の前に、伝えたいことを1つ決めている
- 一言目の言い方(「一つ確認させてください」など)をメモしている
- 自分の意見ではなく、資料や事実をもとに話せるようにしている
- 違う意見は、反対ではなく「確認」として出している
- 完璧な意見でなくても、気になる点は口にしている
- 言いそびれたことは、その日のうちに上司や進行役に伝えている
まなぶは今、会議の前に、手帳の端に「今日伝えること」と「一言目」を書いてから会議室に入るようにしています。先日の会議でも、「資料の2ページ目を見ると、少し気になる点があります」と切り出したところ、その一言をきっかけに、キャンペーンの対象を見直すことになりました。「発言って、うまく話すことじゃなくて、気づいたことを机の上に出すことなんだ」と、まなぶは感じています。
会議での発言に慣れてくると、ふだんの報告や相談も少しずつ言い出しやすくなっていきました。どれも「気づいたことを、早く、相手に届ける」という点では同じだからです。
仕事の失敗を減らすために
会議で発言する自信をつけるには、自分の強みや考えを言葉にしておくことと、伝えたいことを前もって準備する習慣が役立ちます。
タイムマネジメント・スケジュール管理ツール【todoist】
会議の予定と一緒に、「この会議で伝えること」を書き込んでおけるタイプです。会議の前に準備する時間を予定として確保しておけば、その場で慌てずに発言のきっかけをつかめます。言いそびれたことを会議のあとに伝える、というやることも忘れずに残せます。
市場価値から本当のキャリアパスを見出すサービス【ミイダス】
第三者視点で、自分の強みや適性を整理するのを手伝ってもらえるタイプです。自分がどんな見方や得意分野を持っているかを言葉にしておくと、会議でも「自分だからこそ気づけること」に自信を持って話しやすくなります。
まなぶ
みらい
まなぶ会議で発言できずに失敗する原因は、完璧な意見になるまで話さず、まとまりかけた空気にのまれ、会議のあとにも伝えないことです。伝えたいことを1つ準備し、事実をもとに「確認」として切り出し、言いそびれたらその日のうちに伝える。それだけで、会議はあなたの気づきを生かす場になります。報連相とコミュニケーションで失敗しないための考え方は、報連相とコミュニケーションの失敗から学ぶでまとめています。
報連相・コミュニケーションについては、上司への報告で失敗する人の特徴5選やチャットやメールの伝え方で失敗しない方法もあわせて読んでみてください。
