AI活用を数値目標にして後悔する理由
AI活用を数値目標にして後悔する人の多くは、「全員が毎日AIを使う」「利用回数を週に何回以上」のように、AIを使うこと自体を目標にしてしまい、チームの仕事が本当に良くなったかを見ていない人です。チームでAIの活用を進めるとき、数字の目標があると進み具合が分かりやすくなります。けれど、AIは仕事を良くするための道具で、使った回数が増えても、仕事が良くなったとは限りません。この記事では、まなぶが聞いたAさんの失敗ストーリーをもとに、AI活用を数値目標にして後悔する理由と、チームで成果につながる目標の立て方を解説します。
利用回数は増えたのに、残業も、お客さまの評判も悪くなった
この話は、まなぶが週末にときどき通うバッティングセンターで、顔なじみになったAさんから聞いたものです。打ち終わって、ベンチで汗をふいていたとき、まなぶが「最近は、会社でAIを使えって言われるんですよね」と話すと、Aさんは「うちもそうだった。課長として、それで大失敗したよ」と苦笑いしました。
Aさんは、食品の卸売会社で営業課の課長をしている40代です。今年の春、部長から「AIを活用して、課の残業を2割減らしてほしい」と言われました。AIの使い方にまだ慣れていないメンバーも多かったため、Aさんは、まずはみんなにAIを使ってもらうことが大事だと考え、課の目標を「全員が毎日AIを使い、週に20回以上の利用を報告する」と決めました。毎週の会議では、一人ひとりの利用回数をグラフにして見せるようにしました。
最初の1か月で、課の利用回数はぐんと増えました。部長への報告でも、右肩上がりのグラフを見せることができ、Aさんは手応えを感じていました。回数の少ないメンバーには、会議のあとで声をかけ、もっと使うよう促していました。ところが、2か月目に入ると、思わぬ声が届き始めました。お客さまから「最近のメール、どれも同じような文章で、こちらの質問に答えていない」という苦情が入ったのです。調べてみると、部下たちは回数の目標を達成するために、確かめる時間もないまま、AIの文章をそのまま送るようになっていたのでした。
しかも、肝心の残業は減っていませんでした。AIの文章の手直しや、お客さまへのおわびの対応で、かえって時間が増えていたのです。ベテランの部下からは、「AIを使わないほうが早い仕事まで、回数のために使わされている」と、はっきり言われました。「AIを使うことが目的になって、何のために使うのかが、チームの誰にも見えなくなっていた」と、Aさんは振り返っていました。
Aさんはその後、利用回数の報告をやめ、課のメンバー一人ひとりに「一番時間がかかっている仕事は何か」を聞くことから、やり直したそうです。話を聞いたまなぶは、目標の立て方ひとつで、同じAIがチームを助ける道具にも、負担を増やす道具にもなるのだと感じていました。そして、自分のチームでAIの使い方を話すときも、「どれだけ使ったか」より「何が楽になったか」を話そうと思いました。
AI活用を数値目標にして後悔する理由
「使う回数」を目標にしてしまう
利用回数は数えやすく、進み具合が見えやすい数字です。けれど、回数を目標にすると、人は回数を増やすことに力を使うようになります。目標にすべきなのは、AIを使った回数ではなく、「どの仕事の時間が、どれだけ減ったか」「仕事の質が上がったか」です。回数は、目標ではなく参考の数字として見るくらいがちょうどよいのです。目標にする数字は、AIを使う前の状態を一度測っておくと、あとで比べやすくなります。
現場の困りごとから、目標を決めていない
上から決めた目標は、現場の仕事の実情とずれやすくなります。AIで助けてほしい仕事は、人や担当によって違います。目標を決める前に、メンバー一人ひとりに「時間がかかっている仕事」「もっと楽にしたい仕事」を聞き、そこからAIを使う場面を選びましょう。現場から出た目標は、メンバーも納得して取り組めます。最初は一つか二つの仕事にしぼって始め、うまくいったら広げていくのがおすすめです。
仕事の質を、見ていない
AIを使えば、作業は速くなります。けれど、確かめる時間を削ると、仕事の質は下がります。スピードの数字と一緒に、お客さまからの声や、ミスの数など、質を表す数字も見るようにしましょう。速さだけを追いかけると、あとから手直しやおわびに時間を取られ、結局は遠回りになります。お客さまに出すものほど、確かめる時間を目標の中にきちんと入れておきましょう。
使わないほうがよい仕事まで、使わせている
AIが得意な仕事もあれば、人が直接やったほうが早く、確かな仕事もあります。すべての仕事にAIを使わせると、かえって効率が落ちることがあります。「この仕事はAIを使う」「この仕事は使わない」を、チームで話し合って決めておきましょう。使わない判断も、立派なAI活用の一つです。決めた分け方は、実際に使ってみたあとで見直していきましょう。
振り返りの場で、数字だけを見ている
会議で数字のグラフだけを見ていると、数字の裏で何が起きているかが分かりません。振り返りの場では、「AIを使ってうまくいったこと」「うまくいかなかったこと」をメンバーに話してもらうことが大切です。うまくいかなかった話が出てくるチームほど、AIの使い方は早く良くなっていきます。話しやすい雰囲気をつくるのは、目標を決めた人の大切な役目です。
AI活用を数値目標にして後悔するチームと、成果が出るチームの違い
チームでAI活用の目標を決める前のチェックリスト
チームでAIを活用するとき、目標の立て方がその後を大きく左右します。目標を決める前に、次の項目を確かめてみてください。
- 利用回数ではなく、「減った時間」や「仕事の質」を目標にした
- メンバーに、時間がかかっている仕事を聞いた
- AIを使う仕事と、使わない仕事をチームで決めた
- お客さまの声やミスの数など、質を表す数字も見るようにした
- 振り返りの場で、うまくいかなかった話も共有している
- 会社で認められたAIツールと、使ってよい情報の範囲を確かめた
Aさんの課では今、「見積もりの作成にかかる時間を3割減らす」という一つの目標にしぼって、AIを使っているそうです。お客さまへのメールは、AIの下書きを使っても、必ず自分の言葉で一言を足すことにしました。「数えるべきだったのは、AIを使った回数じゃなくて、チームが楽になった時間だった」。バッティングセンターの打球の音が響く中で、Aさんは笑いながらそう話していました。
チームでのAI活用を進めるなら
チームでAIの活用を進めるには、仕事の流れを見直すところから始めることが大切です。
AIエージェント導入支援・コンサルサービス【AIツールギャラリー】
導入計画の策定から運用サポートまで、専門的に支援してくれるタイプです。どの仕事にAIを使うと効果が出やすいのか、他社の事例を踏まえて相談できます。
業務プロセス整理・DX相談サービス【Chatwork DX相談窓口】
AIを導入する前に、今の仕事の流れそのものを整理することから支援してくれるタイプです。どこに時間がかかっているかが見えると、成果につながる目標も立てやすくなります。
まなぶ
みらい
まなぶAI活用を数値目標にして後悔する原因は、使う回数そのものを目標にして、現場の困りごとや仕事の質を見ず、使わないほうがよい仕事まで使わせてしまうことです。メンバーの困りごとから目標を決め、減った時間と質を見て、うまくいかなかった話も共有する。それだけで、AIはチームの本当の助けになります。組織やチームでAIを導入するときに失敗しないための考え方は、組織でのAI導入の失敗から学ぶでまとめています。
組織・チームのAI導入については、チームでAI活用の差が広がって失敗する人の特徴5選や小さな会社でAIを導入するときに失敗しない方法もあわせて読んでみてください。
