面接の日程調整・連絡で失敗する人の特徴5選
面接の日程調整や連絡で失敗する人の多くは、「連絡は面接の前の事務的なやり取りで、評価には関係ない」と考え、返信を後回しにしたり、確認をせずに送ったりしている人です。採用担当者は、日程調整のやり取りから、返信の早さや正確さ、相手への気配りを見ています。面接の前から、選考はもう始まっているのです。この記事では、まなぶの失敗ストーリーをもとに、面接の日程調整・連絡で失敗する人の特徴5つと、在職中でも失敗しない連絡のコツを解説します。
3日放置したメールと、遅刻の連絡
以前の転職活動中、まなぶはある会社に直接応募し、書類選考を通過しました。月曜日の夜、採用担当者から「一次面接の日程について、以下の候補からご都合のよい日時をお知らせください」というメールが届きました。候補は3つ。本業が忙しい時期で、まなぶは「週末にゆっくり返そう」とメールを閉じました。
木曜日の昼休み、会社近くのコンビニのイートインで、まなぶはようやく返信を書きました。ところが送った直後に、担当者から返事が届きます。「申し訳ありません、ご提示した候補はすでに埋まってしまいました。改めて候補をお送りします」。新しい候補の中から急いで日時を選んで返信しましたが、焦っていたまなぶは、日付と曜日を食い違えたまま送ってしまいました。担当者から確認の連絡が来て、もう一度やり取りが必要になりました。メールの最後には、ていねいな言葉で「念のため、日時をご確認ください」と添えられていました。
面接の当日。慣れない路線で乗り換えを間違え、開始時刻に間に合わないことが分かりました。遅れると連絡しようとしましたが、採用担当者の電話番号を控えていなかったため、メールを探すのに手間取り、電話ができたのは開始時刻を5分過ぎてからでした。
面接はなんとか受けられたものの、最初の数分は息が上がったままで、落ち着いて話せませんでした。その夜に送ったお礼のメールで、まなぶはさらに失敗を重ねます。前の週に別の会社に送ったメールをもとに書いたため、本文の一か所に、別の会社の名前が残っていたのです。翌日それに気づいたときには、もう取り消しはできませんでした。
結果は不合格。担当者からの連絡はていねいでしたが、面接の中身以前に、やり取りの一つひとつで信頼を少しずつ失っていたことは、まなぶ自身がいちばんよく分かっていました。
面接の日程調整・連絡で失敗する人の特徴5選
返信を後回しにしている
採用担当者は、多くの応募者と同時に日程を調整しています。返信が遅れると、候補の日時が埋まってしまうだけでなく、「この人は入社後も連絡が遅いのでは」という印象を与えかねません。日程調整のメールには、できれば24時間以内、遅くとも翌営業日中に返信するのが目安です。すぐに決められない場合でも、「確認して〇日までにお返事します」と一報を入れておくと安心です。返信が早い応募者ほど、担当者にとっては調整がしやすく、それだけで好印象につながることもあります。
送る前に、日付・曜日・宛先を確認していない
日付と曜日の食い違い、時刻の書き間違い、宛名の誤りは、急いでいるときほど起こりやすいミスです。日程のやり取りでの間違いは、そのまま「確認が甘い人」という印象につながります。送る前に、カレンダーと照らし合わせて日付と曜日を確かめ、宛先と会社名、担当者名を声に出して読み返す習慣をつけましょう。日時は「〇月〇日(〇)〇時〜」のように、毎回同じ形で書くと間違いに気づきやすくなります。
当日の連絡先と経路を準備していない
面接の当日は、電車の遅れや乗り換えの間違いなど、思わぬことが起こります。そのときに慌てないよう、採用担当者の電話番号と、面接会場までの経路を、前日までにスマホのメモに控えておくことが大切です。遅れそうだと分かった時点で、開始時刻より前に電話で連絡を入れるのが基本です。初めて行く会場なら、前日に経路を調べるだけでなく、当日は30分ほど早く着くつもりで家を出ると安心です。オンライン面接の場合のトラブルへの備えは、オンライン面接で失敗する人の特徴5選で紹介しています。
ほかの会社へのメールを使い回している
複数の会社と並行してやり取りしていると、前に送ったメールをもとに新しいメールを書きたくなります。しかし、使い回すと、会社名や担当者名、面接の日時が前のまま残ってしまう危険があります。メールは会社ごとに一から書くか、使い回す場合は固有名詞をすべて確認してから送るようにしましょう。書類の使い回しで起こりやすいミスは、履歴書で失敗する人の特徴5選でも紹介しています。
在職中のスケジュール管理ができていない
在職中の転職活動では、本業の予定と選考の予定が重なりがちです。面接の候補日を答えるときに、本業の会議や締め切りを確認していないと、あとから日程の変更をお願いすることになります。転職活動の予定は、本業の予定と同じカレンダーで管理すると、重なりにすぐ気づけます。応募先ごとに、選考の段階や担当者名を一覧にしておくのも効果的です。応募先が増えるほど、どの会社と何を約束したのかが分からなくなりがちなので、一覧があるだけでやり取りのミスはぐっと減ります。
日程調整で失敗する人と、信頼を得られる人の違い
面接の日程調整・連絡で失敗しないためのチェックリスト
日程調整や連絡のミスは、仕組みを作っておけばほとんど防げます。在職中の人ほど、次の項目を習慣にしておきましょう。
- 日程調整のメールには、24時間以内に返信するか、返信の予定を一報している
- 候補日を答える前に、本業の予定と同じカレンダーで重なりを確認している
- 送る前に、日付と曜日、時刻、宛先、会社名、担当者名を読み返している
- 面接の前日までに、担当者の電話番号と会場までの経路をメモしている
- 遅れそうなときは、開始時刻より前に電話で連絡すると決めている
- お礼のメールは会社ごとに書き、固有名詞をすべて確認してから送っている
返信の文面は、長く書く必要はありません。「このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございます。〇月〇日(〇)〇時からでお願いいたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします」のように、お礼・日時・あいさつの3つを、正確に短くまとめれば十分です。まなぶは次の転職活動から、昼休みにメールを確認する時間を決め、日程調整には必ずその日のうちに返信するようにしました。面接の前日には、担当者の電話番号と経路をスマホのメモに入れておくことも習慣にしました。
転職エージェントを利用すれば、日程調整を担当者に任せることもできます。在職中で連絡に時間を割きにくい人は、こうした仕組みを使うのも一つの方法です。書類選考から面接までの準備を全体から見直したいときは、書類選考・面接の失敗から学ぶで紹介しています。
在職中の日程調整を楽にするために
在職中の転職活動では、日程調整や連絡を自分一人で抱え込まない工夫が大切です。
転職成功実績1万【リクルートエージェント】
求人数が多く、業界を横断して幅広い選択肢を比較できるタイプ。面接の日程調整や企業との連絡を担当者が代わりに進めてくれる場合があり、在職中でもやり取りの負担を減らせます。まず全体像を把握したい人に向いています。
完全無料で転職のプロをパーソナルマッチング【転職AGENT Navi】
特定の業界・職種に精通し、専門性の高い求人や業界特有の情報を持っているタイプ。応募先ごとの選考の流れや連絡の進め方について相談でき、やり取りのミスを防ぎやすくなります。総合型と併用することで視点を補い合えます。
まなぶ
みらい
まなぶ面接の日程調整や連絡で失敗する原因は、「事務的なやり取りだから」という油断です。早く返信し、送る前に確かめ、当日の連絡先と経路を準備しておく。その積み重ねが、面接の前から「この人なら安心して仕事を任せられる」という印象をつくります。書類選考や面接の失敗を全体から見直したいときは、書類選考・面接の失敗から学ぶも参考にしてください。
転職そのもので後悔しないためのポイントは、転職して後悔した人の特徴7選もあわせて読んでみてください。
