社内AI導入プロジェクトで失敗する人の特徴5選
社内AI導入プロジェクトで失敗する人の多くは、「良いツールを選んで入れること」がゴールになっています。けれど、どんなに高機能なツールでも、現場の誰かの困りごとを解決しなければ使われません。ツールを選ぶ前に「誰の、どの作業を、どれだけ楽にしたいのか」を決め、導入後に使われているかまで見届ける。この順番を守ることが、AI導入を「入れただけ」で終わらせないための一番の近道です。
20人の部署に導入したAIツール、使っていたのは3人だった
ある日、まなぶは部長に呼ばれました。「会社としてAIの活用を進めることになった。うちの部署からは、日頃からAIを使っているまなぶくんに、導入プロジェクトのメンバーをお願いしたい」。現場代表として選ばれたことに、まなぶは誇らしい気持ちになりました。
まなぶがまず取りかかったのは、ツール選びでした。いくつものAIツールの資料を取り寄せ、機能、料金、対応しているファイル形式などを一覧表にまとめていきます。夜遅くまで比較を重ねて作った資料は、30ページを超える力作になりました。
プロジェクト会議でその資料を発表すると、「よく調べたね」と評判は上々でした。機能が最も充実したツールが選ばれ、翌月にはまなぶの部署の20人全員にアカウントが配られました。まなぶは使い方のマニュアルも作って共有し、「これで部署の仕事は一気に効率化する」と確信していました。
ところが3か月後。管理画面で利用状況を確認したまなぶは、自分の目を疑いました。継続して使っているのは、まなぶを含めてたったの3人。夕方のオフィスを見渡すと、同僚たちの画面には、以前と変わらない表計算ソフトや紙の書類が並んでいました。
近くの席の先輩に理由を聞くと、少し言いにくそうに答えてくれました。「便利そうなのは分かるんだけど、うちの仕事のどこに使えばいいのか分からなくて。結局、慣れたやり方のほうが早いんだよね」。
別の同僚は、こう打ち明けてくれました。「マニュアルは読んだけど、機能の説明ばかりで、自分の仕事でどう使えばいいかは書いてなかったから」。まなぶが丁寧に作ったつもりのマニュアルは、ツールの機能を紹介するものでした。同僚たちが知りたかったのは、「いつもの仕事のどこで使えば楽になるのか」だったのです。
さらに追い打ちをかけたのが、四半期ごとの振り返り会議でした。部長がまなぶに尋ねます。「それで、AIを入れて、具体的に何がどれだけ楽になったのかな?」まなぶは答えられませんでした。導入前に、どの作業にどれだけ時間がかかっていたのかを、誰も測っていなかったからです。
まなぶが一生懸命に取り組んだのは、「どのツールが一番すごいか」を調べることでした。でも本当に考えるべきだったのは、「同僚たちが何に困っていて、AIで何を楽にしたいのか」だったのです。
社内AI導入プロジェクトで失敗する人の特徴5選
解決したい課題より先に、ツール選びから始めている
AI導入プロジェクトを任されると、多くの人がまずツールの比較から始めます。機能や料金を比べる作業は分かりやすく、成果も目に見えるからです。しかし、「何のために入れるのか」が決まっていないまま選んだツールは、現場にとって「使い道の分からない道具」になりがちです。最初に決めるべきなのは、ツールではなく解決したい課題です。「毎月の報告書づくりに5時間かかっている」のような具体的な困りごとが決まれば、選ぶべきツールも自然と絞られます。
現場の業務や困りごとを聞かずに進めている
推進役になると、「自分がAIに詳しいのだから、自分が良いと思うものを広めればいい」と考えてしまうことがあります。けれど、同じ部署でも人によって仕事の内容や悩みは違います。現場の声を聞かずに決めたツールや使い方は、どれだけ優れていても「自分たちのためのもの」とは感じてもらえません。導入前に数人でもいいので、どの作業に時間がかかっているか、何が面倒かを直接聞いておくことが大切です。
導入前の状態を測らず、効果を説明できない
AI導入の効果を示すには、「導入前と導入後で何が変わったか」を比べる必要があります。ところが、導入前の作業時間やミスの件数を記録していないと、あとから効果を説明する材料がありません。効果を説明できないプロジェクトは、社内で予算や協力を得るのが難しくなり、続けること自体が危うくなります。導入前の数字を1つでも測っておくだけで、振り返りの質は大きく変わります。
推進役が一人で抱え込み、仲間をつくっていない
プロジェクトを任された責任感から、資料づくりもマニュアルづくりも問い合わせ対応も、すべて一人でこなそうとする人がいます。しかし推進役が一人だけだと、その人が忙しくなったとたんに取り組みが止まってしまいます。また、現場から見ても「あの人がやっていること」になり、自分ごとになりません。各チームに1人ずつ、試しに使ってみて感想をくれる協力者がいるだけで、広がり方は大きく変わります。
「導入したら終わり」で、定着までフォローしていない
アカウントを配り、マニュアルを共有した時点で、プロジェクトが一段落したように感じてしまう人は少なくありません。けれど、実際に仕事の中で使われるようになるのは、そこから先の地道な働きかけ次第です。使い始めた人のうまくいった例を共有する、つまずいている人に声をかける、使われていない理由を聞いて改善する。導入はゴールではなくスタートだと考え、定着までを自分の役割に含めることが欠かせません。
使われないAI導入と、定着するAI導入の違い
2つのパターンの違いは、選んだツールの性能ではありません。「ツール」から考えるか、「現場の困りごと」から考えるかの違いです。
定着する導入では、推進役が最初に現場の話を聞き、「この作業をこれだけ楽にしたい」という具体的な目標を決めています。そのうえで、導入前の状態を測り、少人数で試して、うまくいった使い方を周りに広げていきます。遠回りに見えますが、現場が「自分たちの仕事が楽になった」と実感できる分、結果的に早く、確実に広がっていきます。
AI導入プロジェクトを任されたら確認したいこと
- ツールを調べる前に、現場の数人から「時間がかかっている作業」「面倒な作業」を聞く
- 「誰の、どの作業を、どれだけ楽にしたいか」を1〜2つに絞って言葉にする
- 導入前に、対象の作業にかかっている時間や件数を記録しておく
- 各チームに試しに使ってくれる協力者を見つけ、一人で抱え込まない
- 導入後も定期的に利用状況を確認し、使われていない理由を直接聞く
- うまくいった使い方を具体例として共有し、真似しやすくする
どれも特別なスキルが必要なことではありません。まずは「現場の数人に困りごとを聞くこと」から始めてみてください。それだけで、選ぶべきツールも、伝えるべき使い方も、ずっとはっきりしてきます。
また、社内の業務の流れそのものに無理があると、AIを入れても効果は出にくいものです。「そもそもこの作業は必要か」「手順を減らせないか」といった業務の見直しを、AI導入と一緒に考えるのも有効です。自分たちだけで整理が難しい場合は、外部の支援を頼るのも一つの方法です。
AI導入を進める立場になった人へ
AIエージェント導入支援・コンサルサービス【AIツールギャラリー】
導入計画の策定から運用サポートまで、専門的に支援してくれるタイプです。自社だけで進める不安を軽減できます。他社の導入事例を踏まえたアドバイスをもらえることもあります。目的に合ったツールの選び方から相談できるのも心強いポイントです。
業務プロセス整理・DX相談サービス【Chatwork DX相談窓口】
AIの導入前に、既存の業務プロセス自体を整理することから支援してくれるタイプです。土台を整えてから導入したい人に向いています。業務の可視化そのものが、思わぬ改善のきっかけになることもあります。AI導入の有無にかかわらず、業務効率化の土台として役立ちます。
まなぶ
みらい社内のAI導入プロジェクトを任されることは、大きなチャンスです。だからこそ、ツールの性能を比べることに力を注ぐ前に、現場の誰が何に困っているのかを知ることから始めましょう。目的を決め、導入前の状態を測り、仲間と一緒に小さく試して、定着するまで見届ける。その積み重ねが、AIを「入れただけ」で終わらせない導入につながります。
AIを使い始めたばかりの頃に陥りがちな失敗については、ChatGPTを使って失敗する人の特徴でもまとめています。あわせて読んでみてください。
