仕事の進め方とミス対応の失敗から学ぶ
仕事の進め方とミス対応の失敗には、共通する根っこがあります。それは、「なんとかなるだろう」と、始める前・仕上げる前・ミスに気づいたあとの「ひと手間」を省いてしまうことです。段取りを決めずに始める、確認を人任せにする、ミスを一人で抱え込む。どれも、その場では時間の節約に見えますが、あとで何倍もの手間になって返ってきます。仕事の失敗は、能力より「ひと手間を入れる場所」で決まります。この記事では、まなぶの振り返りをもとに、つまずきやすい場面を3つに分けて、それぞれ読んでほしい記事を紹介します。
訂正のメールを送った夜の、ノートの3行
今年の夏、まなぶは取引先向けの告知資料で、料金のまちがいをそのまま送ってしまいました。先輩にダブルチェックをお願いしたものの、何を見てほしいかを伝えていなかったのが原因でした。訂正のお知らせを送り終えた夜、まなぶは自宅の机で、ノートを開きました。
思い返すと、入社2年目の春にも、似たような1週間がありました。締め切り間際まで資料に手をつけず、慌てて仕上げ、数字の誤りに気づいたのに「月曜に直せばいい」と黙っていたのです。まなぶはノートに、失敗した場面を書き出していきました。その週は、上司に報告するメールも長くなってしまい、「で、結局どうなったの?」と聞き返されたことも思い出しました。「始める前に、段取りを決めていなかった」「仕上げるときに、確認を人任せにした」「ミスに気づいたのに、すぐに伝えなかった」。
書き出してみると、どれも「ひと手間を省いた」場面ばかりでした。仕事の失敗は、始める前・仕上げる前・ミスに気づいたあとの、3つの場面に集まっていたのです。「次は、この3つの場面で、ひと手間を入れればいい」。そう思えたとき、まなぶは少しだけ気持ちが軽くなりました。失敗を「自分はだめだ」で終わらせず、「どの場面で、何を省いたか」に分けて考えると、次にやることが見えてきます。この記事では、その3つの場面を順番に見ていきます。
仕事の進め方とミス対応でつまずきやすい3つの場面
仕事を任されて、始めるとき
よくある失敗は、「まだ時間がある」と、やることの洗い出しを後回しにしてしまうことです。動き始めてから、人の確認や返事を待つ時間が足りないことに気づき、最後に慌てることになります。段取りは、任された日に、締め切りから逆算して決めるのが基本です。自分の作業と待つ時間を分けて考え、人に頼むことから先に動かしましょう。まず今日できるのは、今かかえている仕事のやることを全部書き出し、それぞれに「誰の返事が必要か」を書き添えることです。この場面でよくあるサインは、「締め切りの1週間前なのに、まだ誰にも連絡していない」「上司の確認が必要なのに、上司の予定を知らない」といったものです。どちらかに当てはまったら、今日のうちに、人に頼むことから動かしましょう。段取りは、最初の1日でほぼ決まります。
この場面で読んでほしい記事
- 締め切りから逆算する段取りの立て方:仕事の段取りで失敗しない方法
仕事を仕上げて、確かめるとき
よくある失敗は、「人に見てもらったから大丈夫」と安心して、自分の確認をやめてしまうことです。確認を頼まれた人は、頼まれた範囲しか見ていないことがほとんどです。ダブルチェックは、任せる仕組みではなく、見る範囲を分け合う仕組みだと考えましょう。まず今日できるのは、数字や日付の「元になる正しい資料」を決め、確認を頼むときに見てほしい範囲を一言そえることです。この場面でよくあるサインは、「確認を頼むのが、いつも送る直前になっている」「確認をお願いしたあと、自分では一度も見直していない」といったものです。確認の時間を段取りの中に最初から入れておけば、頼まれる側も落ち着いて見られます。
この場面で読んでほしい記事
- 確認を頼むときの伝え方と、自分での見直し:ダブルチェックを人任せにして失敗した話
ミスに、気づいたとき
よくある失敗は、「怒られたくない」「こっそり直せば済む」と、ミスを一人で抱え込んでしまうことです。隠しているあいだにも、ミスの影響は広がっていきます。ミスは、気づいた瞬間がいちばん小さいと覚えておきましょう。直し方は一人で決めず、上司と一緒に考えるのが近道です。まず今日できるのは、ミスに気づいたときの報告の型、「事実・影響・対応案」の3行を、メモに書いておくことです。この場面でよくあるサインは、「ミスに気づいたのに、まだ誰にも言っていない」「直してから報告しようと思っている」といったものです。どちらかに当てはまったら、直す前に、まず報告しましょう。早く伝えた人ほど、結果として信頼されます。
この場面で読んでほしい記事
- ミスを小さいうちに片づける伝え方:仕事のミスを隠して後悔する理由
ひと手間を省く人と、ひと手間を入れる人の違い
今の自分がどの場面にいるかを確かめるチェックリスト
次の項目のうち、当てはまるものがある場面から読んでみてください。当てはまる項目が多い場面ほど、今のあなたにとって、ひと手間を足す効果が大きい場面です。いくつも当てはまっても、落ち込む必要はありません。どの失敗も、ほんの少しの習慣で防げるものばかりです。
- 大きな仕事を任されたのに、まだやることを書き出していない(場面1)
- 人の返事や業者の手配を待つ時間を、少なく見積もりがちだ(場面1)
- 確認を頼むとき、「お願いします」としか伝えていない(場面2)
- 人に見てもらったあと、自分では見直していない(場面2)
- ミスに気づいても、報告を後回しにしたことがある(場面3)
- ミスの直し方を、自分だけで決めてしまうことがある(場面3)
3つの場面は、1つの仕事の中で順番にやってきます。始める前に段取りを決め、仕上げる前に確かめ、ミスに気づいたらすぐに伝える。この3つのひと手間を習慣にするだけで、仕事の失敗はぐっと減らせます。まなぶも、あの夜のノートの3行をきっかけに、朝いちばんに段取りを書き出すこと、確認を頼むときに範囲を一言そえること、ミスに気づいたら直す前に報告することを、少しずつ続けています。完璧ではなくても、同じ失敗をくり返すことは、たしかに減りました。どの場面も、完璧を目指す必要はありません。小さな仕事でも大きな仕事でも、考え方は同じです。まずは1つの場面で、1つのひと手間を足すことから始めてみましょう。ひと手間が習慣になれば、仕事の失敗が減るだけでなく、上司や同僚から「安心して任せられる人」と思ってもらえるようになります。それは、評価や任される仕事の幅にも、少しずつつながっていきます。
仕事の失敗を減らすために
ひと手間を習慣にするには、やることを見える化する道具や、チームの仕事の流れを見直すきっかけが役立ちます。
タイムマネジメント・スケジュール管理ツール【todoist】
やることと期限を一覧にできるタイプです。段取りを立てる、確認を頼む、ミスを報告する、といったひと手間を「やること」として書き込んでおけば、後回しにしにくくなります。仕事の進み具合を見える化することで、遅れに早く気づけます。
業務プロセス整理・DX相談サービス【Chatwork DX相談窓口】
仕事の流れそのものを整理することから支援してくれるタイプです。確認の手順や報告のルールなど、ミスを防ぐための仕組みをチームで整えるきっかけになります。個人の注意だけに頼らない仕事の進め方を考えるときに役立ちます。
まなぶ
みらい
まなぶ仕事の進め方とミス対応の失敗の根っこは、「なんとかなるだろう」と、ひと手間を省いてしまうことです。始めるときは締め切りから逆算した段取りを、仕上げるときは範囲を分け合う確認を、ミスに気づいたときはその日のうちの報告を。仕事の進め方とミス対応の記事は、仕事の進め方・ミス対応の記事一覧からすべて読むことができます。
報連相や評価、働き方など、仕事のほかの場面の失敗もあわせて知りたいときは、仕事で失敗する人の特徴7選も読んでみてください。
