AIツールを比較して選ぶときに失敗しない方法
AIツールを比較して選ぶときに失敗する人の多くは、ネットのランキングや機能の数、価格の安さだけで選び、自分たちが何のために使うのか、会社のルールに合っているのかを確かめないまま決めてしまう人です。AIツールは種類が多く、似たような機能のものもたくさんあるため、比較記事やランキングはとても参考になります。けれど、どのツールが一番良いかは、ランキングではなく、使う目的と使う人、そして使う環境によって決まります。この記事では、まなぶの失敗ストーリーをもとに、AIツールを比較して選ぶときに失敗しないためのポイントを解説します。
ランキング1位のツールが、社内で使えなかった
この夏、まなぶのチームでは、資料作りを手伝ってくれるAIツールを試しに使ってみることになりました。上司から「まなぶくん、資料作りにくわしいし、いいツールを選んでくれる?」と頼まれ、まなぶは張り切って調べ始めました。検索すると、「AIで資料を作れるツール おすすめランキング」という記事がたくさん見つかりました。どの記事にも、機能を星の数で比べた表や、料金の一覧が並んでいて、読むほどに「これなら簡単に選べそうだ」と感じました。
まなぶは、いくつかの記事で上位に入っていて、機能の数がいちばん多く、料金も手ごろなツールを選びました。「みんながすすめているし、機能も多いから間違いない」。比較表をまとめた資料を作り、上司の了承をもらって、情報システム部にチームでの試用を申し込みました。申し込みのとき、会社のルールについては特に調べていませんでした。「人気のツールなら、どこの会社でも使えるだろう」と思い込んでいたのです。
数日後、情報システム部から返事が届きました。「このツールは、入力したデータの保存場所や、データをAIの学習に使わない設定について、会社の基準を満たしていないため、利用できません」。さらに、試しに個人で触ってみたチームの先輩からは、「会社の資料のひな形を読み込ませたら、文字の形が崩れて使い物にならなかった」と言われました。まなぶが比べていたのは機能の数と価格だけで、自分たちの仕事で使えるかどうかは、一度も確かめていなかったのです。
あとから比較記事を読み直すと、記事の多くはツールの紹介で報酬を得ているもので、書かれた時期も1年以上前のものがありました。「一番良いツール」を探していたけれど、「自分たちに合うツール」を探していなかった。まなぶは、選び方の順番を間違えていたことに気づき、条件を決めるところから選び直すことにしました。
AIツールを比較して選ぶときに失敗しないための5つのポイント
使う目的と「必須の条件」を先に決める
比較を始める前に、「何のために使うのか」「これだけは外せない条件は何か」を決めておくことが大切です。目的と条件が決まっていないまま比べると、機能の多さや価格の安さといった、分かりやすい数字に引っぱられてしまいます。たとえば「会社のひな形で使えること」「入力した情報が学習に使われない設定があること」など、必須の条件を3つほど書き出してから、候補を探し始めましょう。条件がはっきりしていれば、比較表のどこを見ればいいのかも分かりやすくなります。
ランキングの順位を、そのまま信じない
比較記事やランキングは、多くのツールを知るきっかけとしてとても便利です。けれど、記事の書き手がどんな立場で、いつ書いたものなのかによって、内容の意味は変わります。紹介で報酬を得ている記事や、更新されていない古い記事もあります。ランキングは候補を見つける入り口として使い、最終的な判断は、自分たちの条件に照らして行いましょう。複数の記事で同じ評価が出ているか、公式の情報と食い違いがないかも確かめると安心です。
会社のルールを、最初に確かめる
仕事で使うAIツールには、会社ごとに、データの保存場所やログインの管理方法、入力した情報の扱いなど、守るべき基準があることが少なくありません。候補を絞る前に、情報システムの担当者に会社の基準を聞いておけば、使えないツールに時間をかけずに済みます。会社としてすでに使ってよいツールが決まっている場合もあるので、まずはそこから確かめるのがおすすめです。担当者に早めに相談しておけば、試用の手続きもスムーズに進みます。
実際の仕事で試して比べる
機能の説明やデモの動画だけでは、自分たちの仕事で使えるかどうかは分かりません。無料の試用期間などを使って、実際の仕事に近い作業で、2〜3の候補を同じ条件で試してみましょう。そのときは、会社のルールに沿って、外に出ても困らないデータで試すことが大切です。同じ作業で比べると、使いやすさや仕上がりの違いがはっきり見えてきます。試した結果を簡単なメモに残しておくと、あとで比べるときにも役立ちます。
使う人の意見を聞く
ツールを選ぶ人と、毎日使う人が違うことはよくあります。選ぶ人が良いと思っても、使う人にとって使いにくければ、ツールはすぐに使われなくなってしまいます。試用のあとに、実際に使った人から「どこが便利で、どこが困ったか」を聞いて決めることが大切です。意見を聞くこと自体が、導入後に使ってもらうための準備にもなります。自分の意見が反映されたツールなら、使う人も前向きに取り組めるものです。
AIツール選びで失敗する人と、合うツールを選べる人の違い
AIツールを比較して選ぶ前のチェックリスト
AIツール選びは、順番を守るだけで、ぐっと失敗しにくくなります。比較を始める前に、次の項目を確かめてみてください。
- 何のために使うのか、目的を一文で書いた
- 外せない条件を3つほど書き出した
- 会社のルールや、使ってよいツールを情報システムの担当者に確かめた
- 比較記事の書かれた時期と、書き手の立場を確かめた
- 2〜3の候補を、実際の仕事に近い作業で試した
- 試した人から、便利な点と困った点を聞いた
まなぶは選び直しのとき、まず情報システム部に会社の基準を聞き、チームで「外せない条件」を3つ決めました。そのうえで2つの候補を、外に出ても困らないデータで1週間ずつ試し、先輩たちの意見を聞いてツールを決めました。今では、チームの多くの人が、そのツールを毎日の資料作りに使っています。「一番良いツール」ではなく、「自分たちに合うツール」を選ぶ。選び方の順番を変えるだけで、結果は大きく変わりました。
自分たちに合うAIツールを選ぶために
AIツールを比較して選ぶときは、自分たちの目的と条件を整理し、客観的な視点で候補を比べることが大切です。
AIツール比較・選定相談サービス【BoostX】
自分の用途に合ったAIツールを、客観的な視点から比較検討できるタイプです。目的や条件を整理しながら候補を絞り込む助けになります。自分では気づきにくい最適な使い分けを提案してもらえることもあります。
AIエージェント導入支援・コンサルサービス【AIツールギャラリー】
導入計画の策定から運用サポートまで、専門的に支援してくれるタイプです。チームや会社でAIツールを選ぶときに、会社の基準や権限の設計まで含めて相談できます。他社の導入事例を踏まえたアドバイスをもらえることもあります。
まなぶ
みらい
まなぶAIツールを比較して選ぶときに失敗する原因は、ランキングや機能の数、価格だけで選び、使う目的や会社のルール、実際の仕事で使えるかを確かめないまま決めてしまうことです。目的と必須の条件を決め、会社のルールを確かめ、実際の仕事で試し、使う人の意見を聞く。それだけで、AIツールは選んだあとも使い続けられる道具になります。AIツール選びで失敗しないための考え方は、特化型AIツール選びの失敗から学ぶでまとめています。
AIツールの選び方・使い方については、ブラウザのAI拡張機能を入れて後悔する理由やAIツールの新しいバージョンにすぐ切り替えて後悔する理由もあわせて読んでみてください。
